Blog - Archiefinrichting - Tips & Trucs - 1 | Rekkenshop.nl by Ghala Bedrijfsinrichting

door Frans Sijtsma 21-11-2012 14:07

Een archiefruimte wil je zo efficient mogelijk indelen. Natuurlijk, voor een enkel rekje langs de wand ga je niet uitgebreid rekenen aan je archiefrekken. Die bestel je gewoon bij ons en klaar.
Maar wat als je 3000 archiefdozen moet bergen als notariskantoor, of 1500 ordners als salesafdeling van een grote handelsonderneming?
Dit is deel 1 van een blogserie over het indelen van archiefruimtes

Uitgangspunten bij het indelen van archiefruimten met archiefrekken

Archiefstukken archiefrekAls uitgangspunt voor het indelen van een archiefruimte geldt altijd datgene wat opgeborgen moet worden.

Ordners vragen andere archiefrekken dan archiefdozen en hangmappen andere oplossingen dan verhuisdozen.

 

 

 

 

Stap 1 – Huidige omvang bepalen

Maak een overzicht van datgene wat je op wilt bergen met een beschrijving van :

  • Soort
  • Hoogte
  • Breedte
  • Diepte
  • Aantallen archiefstukken van deze soort.

Een voorbeeld:

  1. 893 Ordners , Formaat A4 , HxBxD = 320 x 70 x 260 mm 
  2. 987 Archiefdozen, type Amsterdamse Doos, HxBxD = 265 x 120 x 395 mm
  3. etc.

 

Bij voorkeur in tabelvorm met aparte kolommen voor iedere maat en de aantallen

Stap 2 – Toekomstige omvang

Bepaal de groei of krimp die je de komende jaren verwacht. Aandachtspunten hierbij zijn

  • Wat is de aanwas per jaar geweest in de afgelopen jaren. Het kan handig zijn je eigen archief in te duiken en het aantal archiefstukken te tellen dat vorig jaar is geplaatst en het jaar daarvoor.
  • Corrigeer de aanwas voor de geplande vernietiging in de komende jaren. Raadpleeg hiervoor bijvoorbeeld de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor bijvoorbeeld de financiële administratie
  • Corrigeer de aanwas voor groei of krimp van je onderneming de komende jaren

Ordners archiefrek(een snelle manier om dit laatste te doen is de aanwas van afgelopen jaar te delen op het aantal medewerkers in je organisatie waarmee je het aantal strekkende meters archiefgroei  per medewerker per jaar krijgt. Dit vermenigvuldigd met het aantal verwachte medewerkers voor de komende jaren geeft je een indicatie van de natuurlijke archiefaanwas.)

In formulevorm:

Archiefaanwas (2009) in meters / Aantal medewerkers in 2009 X aantal medewerkers in 2011 = Verwachte Natuurlijke Aanwas in 2011

  • Corrigeer de aanwas voor voorschrijdende digitalisering. Dit is lastig te bepalen, maar op basis van eventuele automatiseringsplannen de komende jaren kan hier wellicht een beperking in de archiefbehoefte bepaald worden

Stap 3 – Sorteren en samenvoegen

archiefdoos archiefrekOp basis van de voorgaande stappen heb je nu een overzicht van je archiefbehoefte bestaande uit het aantal items en de afmetingen.

Sorteer deze vervolgens volgens onderstaande methode

  • Allereerst sorteren op diepte en iedere voorkomende diepte als groep beschouwen
  • Per groep archiefstukken met gelijke diepte maak je vervolgens een sortering op hoogte en tenslotte op breedte.


Met deze gesorteerde lijst kun je aan de slag om je archief in te richten.

Hierover meer in de volgende blogs